Já imaginou trabalhar com o pacote Office sem depender do envio de algum arquivo para dar continuidade à execução de uma tarefa? Ou então não ter que refazer toda aquela planilha porque foi interrompido pela queda inesperada de energia? Tudo isso e muito mais pode se tornar uma realidade quando sua empresa migrar para o Office 365.
A nova versão da suíte de ferramentas para escritório funciona em nuvem. Isso significa que não há mais a necessidade de espaço físico para instalação nas máquinas nem de redes especiais para acessar os arquivos da empresa de outros computadores.
Continue a leitura para descobrir o que o Office 365 oferece e como instalá-lo em sua máquina.
Por que migrar para o Office 365?
Um dos maiores diferenciais do novo pacote de ferramentas para escritório é a compatibilidade com a tecnologia de cloud computing. Além de contar sempre com a versão mais recente, pois dá direito a upgrades constantes, do Outlook, Word, Excel, PowerPoint e demais, a suíte oferece a possibilidade de armazenamento tanto dos arquivos quanto dos programas em nuvem.
Além desses benefícios, podemos citar:
Segurança e controle
Apesar de trabalhar quase que totalmente em nuvem, o Office 365 oferece alto nível de segurança para os usuários pois opera em conformidade contínua, ou seja, está sempre se atualizando e revendo seus padrões de segurança. Além disso, é possível rastrear todos os arquivos salvos e quem são os usuários com acesso ao trabalho.
Instalação simples e acesso remoto
Não há mais a necessidade de uma rede VPN para se conectar aos programas e arquivos salvos em servidores da empresa. Com o Office 365, é possível acessar tudo de qualquer lugar do mundo e por qualquer dispositivo. O único pré-requisito é uma conexão com internet.
Sincronização e organização
Quem trabalha em escritório provavelmente já passou pela seguinte situação: uma reunião de ultima hora aparece e você percebe que se esqueceu de baixar a versão mais atual da planilha que será utilizada. Ao usar um software em nuvem, tudo que for alterado automaticamente ficará disponível para todos os usuários. Isso proporciona mais sincronia e organização entre todos os membros da equipe.
O que é preciso saber antes de realizar a migração?
Apesar de o Office 365 ser bastante eficiente, é muito importante entender quais serão os impactos para a empresa e os usuários após a migração. Além disso, deve-se verificar quais são os pré-requisitos para fazer a alteração e o que pode acontecer no momento da mudança.
Substituição de e-mails
Uma característica muito importante nessa nova suíte é que todos os e-mails de uma caixa de correio salva em origem podem ser transferidos para o Office 365. A migração de substituição, como é chamado o processo, é recomendada quando:
- a empresa utiliza o Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft Exchange Server 2007, Microsoft Exchange Server 2010, Microsoft Exchange Server 2013 ou Exchange Server 2016;
- o seu Exchange tiver menos de 2 mil caixas de correio.
Caso esse método não seja o mais adequado para a realidade de sua empresa, você pode verificar outras formas de realizar a migração disponibilizadas na central de suporte do Microsoft Office.
Comportamento dos usuários
Durante a transferência de e-mails, algumas tarefas pós-inicialização podem afetar os usuários. Por isso, é muito importante se certificar de que todos os computadores estejam configurados para receber o novo pacote Office.
Além do mais, algumas mensagens podem chegar com atraso logo após a migração. Isso ocorre porque o sistema leva um tempo até enviar os e-mails recebidos diretamente para a caixa de entrada atual.
Como migrar para o Office 365?
Se você chegou até aqui e acredita que o Office 365 pode ser uma grande vantagem para sua empresa, temos uma ótima notícia: vamos explicar todas as etapas da instalação. Desligue-se de tudo aquilo que possa distrair você e entenda de vez como realizar o processo:
Encontre a melhor versão da suíte para sua empresa
Basicamente, existem 3 versões do Office 365 e duas opções de instalação para cada uma delas. Confira abaixo qual é a ideal para sua empresa:
- Business Essentials: o plano mais barato e perfeito para empresas de pequeno porte. Conta com o e-mail comercial e outros serviços simples, mas não inclui os aplicativos de escritório (Word e Excel, por exemplo);
- Business: possui os aplicativos de escritório e a possibilidade de compartilhamento em nuvem, mas não conta com o e-mail corporativo;
- Business Premium: a versão mais completa de todas. Integra os serviços citados anteriormente.
Todas as versões funcionam em planos anuais, com preços que podem variar de acordo com o número de usuários. Há também a possibilidade de baixar os pacotes completos ou a forma híbrida, em que o usuário escolhe quais aplicativos ele deseja contratar.
Contrate um especialista para auxiliar na migração
Apesar de oferecer bastante mobilidade e ser simples de operar, o Office 365 requer alguns conhecimentos e ferramentas específicos para garantir que nenhum arquivo se perca ou seja corrompido durante a transição. Existem especialistas com experiência e certificação que podem ensinar a você práticas de segurança na nuvem e a certeza de que o máximo da ferramenta será extraído.
Esses profissionais costumam também oferecer um novo desenho de arquitetura da rede caso haja incompatibilidade entre o Office 365 e o seu atual sistema.
Tenha uma boa conexão de internet
Você precisará de uma conexão rápida e estável. A inconstância pode prejudicar a produtividade se os colaboradores não conseguirem acessar os arquivos durante a transição de dados. Além disso, a qualidade de internet precisa ser alta, já que muitos dados serão transferidos por algumas horas.
É importante ressaltar que deve haver uma ótima conexão entre os Exchanges online e on-premise e a migração manual de arquivos do Sharepoint para o Sharepoint online. Por detalhes como esses, é muito importante contar com alguém experiente no processo trabalhando com você.
Quais benefícios a migração oferece para sua empresa?
O primeiro deles é a integração entre as próprias ferramentas do Office. Um arquivo pode ser criado no Excel, anexado a outro no Word e enviado aos demais usuários pelo Outlook, tudo de forma simples e instantânea. Isso proporciona muito mais autonomia e produtividade na execução das tarefas diárias.
Os planos oferecidos pelo Office atendem a empresas pequenas com até 300 funcionários ou grandes corporações, que necessitam de até 50 mil usuários. Dessa forma, a suíte pode atender a quaisquer demandas ou necessidades.
Contar com uma ferramenta tão importante quanto o Microsoft Office, de qualquer lugar do mundo e em qualquer dispositivo, oferece muito mais do que mobilidade para sua empresa. Ocorre também um aumento na produtividade e uma maior integração entre os departamentos, já que não se depende mais do envio de arquivos por e-mails para a execução de tarefas. Tudo fica disponível em tempo real.
Se você deseja migrar para o Office 365 com segurança e aproveitar todas as funcionalidades da suíte sem correr o risco de perder documentos preciosos, entre em contato conosco. A Metrobyte é especialista em utilização, administração e implantação de recursos de TI para empresas de pequeno e médio portes!
